Polityka Prywatności

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Twoich danych osobowych jest:
TW Consulting (marka handlowa: WebForge Studio)
ul. Romańska 1/3, 01-451 Warszawa
NIP: 5272599137
Strona: webforgestudio.eu
Kontakt: office@webforgestudio.eu

2. Jakie dane zbieramy i w jakim celu?

a) Formularz kontaktowy i zapytania

Gdy wypełniasz formularz kontaktowy, zbieramy: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (opcjonalnie), adres strony (opcjonalnie), treść wiadomości, Twoje potrzeby, budżet oraz język, w którym wypełniłeś formularz. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - odpowiedź na Twoje zapytanie. Danych tych nie używamy do celów marketingowych bez Twojej wyraźnej zgody. Część tych danych trafia też do naszego wewnętrznego CRM i do zespołu na Telegramie - zakres różni się między tymi miejscami, patrz dokładny rozkład w punktach k) i l) niżej.

Przy wysłaniu formularza kontaktowego oraz przy zapisie na powiadomienia o blogu zapamiętujemy dodatkowo Twój adres IP przez jedną godzinę. Służy to wyłącznie ograniczeniu liczby zgłoszeń z jednego adresu i ochronie formularza przed nadużyciem - do żadnego innego celu go nie używamy i z niczym nie łączymy. Adres jest przechowywany tylko w pamięci działającego programu: po godzinie przestaje się liczyć do limitu, a z pamięci usuwa go zadanie sprzątające uruchamiane co minutę, niezależnie od tego, czy przyjdą kolejne zgłoszenia. Znika też wcześniej, przy każdym restarcie usługi. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ochrona usługi przed nadużyciem.

b) Zamówienie Audytu Strony WWW (zakup online)

Gdy zamawiasz Audyt Strony WWW, zbieramy: adres e-mail (do dostarczenia raportu), adres URL strony do analizy oraz dane potrzebne do realizacji płatności. Dane karty płatniczej nie są przez nas przetwarzane - trafiają bezpośrednio do operatora Stripe (patrz sekcja 4). Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Adres e-mail i adres URL przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie - napisz na office@webforgestudio.eu. Jeśli zgłosisz żądanie faktury, dane rozliczeniowe przechowujemy do 5 lat (wymogi podatkowe).

c) Bezpłatny Audyt Szybkości (Core Web Vitals)

Gdy zamawiasz bezpłatny Audyt Szybkości, zbieramy: adres e-mail (do dostarczenia raportu), adres URL strony do analizy oraz adres IP, z którego wysłano zamówienie. Adres IP służy wyłącznie do ograniczenia liczby bezpłatnych raportów na jeden adres w krótkim czasie i nie jest wykorzystywany do żadnego innego celu. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ochrona usługi przed nadużyciem. Adres e-mail i adres URL przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie (patrz sekcja 3); adres IP przechowujemy w ramach tego samego rekordu.

d) Zamówienie Audytu Facebook Ads (zakup online)

Gdy zamawiasz Audyt Facebook Ads, zbieramy: adres e-mail, adres konta lub strony reklamowej oraz nazwę kampanii, którą chcesz poddać audytowi, a także dane potrzebne do realizacji płatności (patrz sekcja 4, Stripe). Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Adres e-mail, adres konta/strony i nazwę kampanii przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie (patrz sekcja 3).

e) Zapisy na kontakt marketingowy

Jeśli zapisujesz się na kontakt marketingowy (powiadomienia o nowych artykułach, usługach i narzędziach), zbieramy Twój adres e-mail, język formularza oraz treść zgody, którą zaakceptowałeś - jej wersję, dosłowne brzmienie i datę zapisu, a także informację, z którego formularza zapis pochodzi. Zapisujemy to, żeby móc pokazać, na co dokładnie wyraziłeś zgodę, a nie tylko że ją wyraziłeś. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możesz wycofać zgodę w każdym momencie, klikając "wypisz się" w każdym e-mailu - wypis usuwa Twój adres z listy w całości. Nie zapisujemy adresu IP jako dowodu zgody.

f) Analityka strony (bez cookies, bez zgody)

Używamy Plausible Analytics - narzędzia analitycznego szanującego prywatność, działającego na naszym własnym serwerze (stats.webforgestudio.eu). Plausible nie używa plików cookie i nie śledzi użytkowników między sesjami ani serwisami. Standardowo zapisuje: adres odwiedzanej podstrony (potrzebny, żeby przypisać wizytę do konkretnej strony - to mechanizm wspólny dla każdego narzędzia tego typu), źródło odwiedzin, kraj (ustalany z IP - samo IP nie jest przechowywane), typ przeglądarki i urządzenia. Rejestrujemy też pojedyncze zdarzenia konwersji (np. rozpoczęcie zakupu) - ich własne parametry zawierają wyłącznie nazwę zdarzenia i, przy Audycie Facebook Ads, etykietę usługi; nie przekazujemy w nich adresu URL strony zlecanej do audytu ani innych danych, które wpisujesz w formularzu. Na stronach podziękowania po płatności usuwamy z adresu w pasku przeglądarki identyfikator sesji Stripe, zanim jakiekolwiek zdarzenie zostanie zarejestrowane - inaczej trafiłby on do bazy zdarzeń jako część adresu bieżącej strony. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Baner zgody na cookies nie jest wymagany. Nasza instancja jest self-hosted na serwerze w naszej infrastrukturze hostingowej (Hostinger, patrz sekcja 4) - dane nie trafiają do zewnętrznego dostawcy Plausible Ltd.; panel pokazuje je w postaci zagregowanej, ale narzędzie zapisuje też pojedyncze zdarzenia - retencji tych pojedynczych rekordów w naszej bazie nie sprawdzaliśmy.

g) Microsoft Clarity - analiza zachowania na stronie (bez cookies, tylko po zgodzie)

Skrypt Microsoft Clarity ładujemy wyłącznie po Twojej zgodzie (przycisk "Akceptuję wszystkie" w banerze cookies). Przed decyzją i po wyborze "Tylko niezbędne" skrypt Clarity się nie wczytuje i nie wysyła żadnych danych. Po zgodzie Clarity rejestruje Twoje zachowanie w przeglądarce: kliknięcia, przewijanie, zdarzenia wejścia oraz strukturę odwiedzanej strony (DOM), powiązane z identyfikatorem sesji. Narzędzie działa w trybie "cookieless" (nie ustawia plików cookie), co nie oznacza, że zbierane dane są zagregowane lub anonimowe - Clarity zapisuje przebieg pojedynczej sesji przeglądania. Cel: poprawa użyteczności strony. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO); zgodę możesz wycofać na stronie Polityka cookies. Dane przetwarza Microsoft Ireland Operations Limited i mogą być dalej przekazywane do Microsoft Corporation (USA) na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC). Polityka prywatności Microsoft: privacy.microsoft.com.

h) Analiza za pomocą AI - Audyt Strony WWW i Audyt Facebook Ads

Gdy zamawiasz Audyt Strony WWW, nasz system automatycznie pobiera (crawluje) publicznie dostępną treść HTML wskazanej przez Ciebie strony internetowej - to dzieje się w naszej infrastrukturze. Do Google LLC (API PageSpeed Insights) przekazujemy wyłącznie adres URL analizowanej strony - nie surowy HTML. Do modelu sztucznej inteligencji (dostawcy modelu AI wskazanego w sekcji 4) przekazujemy nie surowy HTML, tylko wyselekcjonowane treści wygenerowane przez nasz crawler: próbki tekstu strony, nagłówki, wezwania do działania (CTA), wyniki analizy technicznej (m.in. z PageSpeed) i dane strukturalne strony, razem z jej adresem URL. Nie przekazujemy Twoich danych osobowych żadnemu z tych podmiotów. Siedzibę dostawcy, podstawę transferu danych i link do jego polityki prywatności podajemy w sekcji 4. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Bezpłatny Audyt Szybkości nie korzysta z tego przepływu - pobiera wyłącznie wynik z PageSpeed Insights (patrz punkt c) wyżej), bez pobierania treści strony i bez udziału modelu AI.

W ramach Audytu Facebook Ads do modelu AI (dostawcy modelu AI wskazanego w sekcji 4) przekazujemy dane wybranej kampanii z Twojego konta reklamowego: ustawienia kampanii, zestawów reklam i reklam, treści kreacji oraz statystyki wyników. Nie przekazujemy danych osobowych odbiorców reklam - Meta nam ich nie udostępnia. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).

i) Meta Pixel (Facebook) - reklamy

Na każdej stronie serwisu ładuje się niewielki, lokalny skrypt (część wspólnego szablonu strony), który sam z siebie niczego nie zbiera - tylko sprawdza, czy wyraziłeś zgodę na marketing. Dopiero po Twojej zgodzie w banerze cookies ten skrypt pobiera zewnętrzną bibliotekę Meta (fbevents.js, Meta Platforms Ireland Ltd.) i rejestruje zdarzenie wyświetlenia strony (PageView) na każdej odwiedzonej od tego momentu podstronie; na stronach związanych z zakupem audytu dodatkowo zdarzenia inicjacji i zakończenia zakupu. Pixel pomaga nam mierzyć skuteczność reklam na Facebooku i Instagramie. Dane są przekazywane do Meta Platforms Ireland Ltd. (UE) i mogą być dalej przekazywane do Meta Platforms, Inc. (USA) na podstawie SCC. Możesz zarządzać preferencjami reklam na Facebooku w ustawieniach reklam. Podstawa prawna: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).

j) Poczta elektroniczna

Wszystkie wiadomości e-mail, jakie od nas dostajesz - raport PDF z audytu oraz wiadomości marketingowe, na które się zapisałeś (powiadomienia o nowych artykułach, usługach i narzędziach) - wysyłamy za pośrednictwem Google LLC (Gmail/SMTP). Google przetwarza w tym celu: Twój adres e-mail, treść wiadomości oraz - przy Audycie Strony WWW i bezpłatnym Audycie Szybkości - załączony raport PDF. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) albo zgoda przy wiadomościach marketingowych. Transfery poza UE odbywają się na podstawie SCC.

k) Wewnętrzne powiadomienia operacyjne (Telegram)

Nasz system wysyła powiadomienia do zespołu na komunikatorze Telegram (Telegram FZ-LLC) - to trzy niezależne przepływy, o różnym zakresie danych:

• Audyt Strony WWW, bezpłatny Audyt Szybkości, Audyt Facebook Ads: gdy audyt się nie powiedzie, wpłynie zamówienie Audytu Facebook Ads albo ktoś oceni raport - powiadomienie zawiera adres URL strony lub konta klienta oraz skrócony identyfikator zamówienia. Nie zawiera adresu e-mail klienta.
• Formularz kontaktowy: gdy wyślesz formularz kontaktowy, powiadomienie zawiera imię i nazwisko, pełny adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany), adres strony (jeśli podany), informację czego szukasz, widełki budżetowe oraz do 500 znaków treści Twojej wiadomości.
• Płatność bez kompletu danych zamówienia: gdy płatność się powiedzie, ale w danych sesji brakuje informacji potrzebnych do realizacji (np. adresu strony do zbadania) - powiadomienie zawiera skrócony identyfikator sesji płatności, kwotę wraz z walutą oraz nazwy brakujących pól. Nie zawiera adresu e-mail klienta ani adresu strony - nie przekazujemy żadnego z nich, także wtedy, gdy jedno z nich w danych sesji jest.

Podstawa prawna wszystkich trzech przepływów: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - obsługa zamówień, zapytań i reagowanie na awarie. Nie mamy po naszej stronie mechanizmu usuwania tych wiadomości; retencji po stronie dostawcy nie sprawdzaliśmy.

l) Wewnętrzny CRM (Twenty)

Z formularza kontaktowego do naszego systemu CRM (Twenty) trafia: imię i nazwisko, e-mail, telefon (jeśli podany), język formularza, Twoje potrzeby i adres strony (jako część nazwy szansy sprzedażowej) oraz - tylko dla części przedziałów budżetowych, które nasz system dziś rozpoznaje jako konkretną kwotę - orientacyjna wartość szansy sprzedażowej. Treść Twojej wiadomości również trafia do CRM - zapisujemy ją jako notatkę powiązaną z szansą sprzedażową, razem z telefonem, adresem strony, informacją czego szukasz i budżetem. Robimy to dlatego, że wcześniej treść zapytania nie miała trwałego i kompletnego zapisu: szła do powiadomienia operacyjnego, a przy jego awarii - w skróconej postaci do logu technicznego, który nie jest magazynem danych. Wiadomości dłuższej niż 4000 znaków nie przyjmujemy w ogóle - formularz odrzuca ją z komunikatem o błędzie, więc od razu wiesz, że nie dotarła. Nie zapisujemy jej w żadnej postaci, także przyciętej. Jeśli rekord w CRM powstanie, ale nie uda się zapisać samej notatki z treścią, zapisujemy komplet danych z formularza (imię i nazwisko, e-mail, telefon, adres strony, język formularza, czego szukasz, budżet i treść wiadomości) w pliku awaryjnym na tym samym serwerze, żeby Twoje zapytanie nie przepadło. Jeśli zawiedzie wcześniejszy etap, formularz zwraca błąd i plik awaryjny nie powstaje, ale skutki zależą od tego, gdzie dokładnie nastąpiła awaria: przy niepowodzeniu zapisu Twoich danych kontaktowych w CRM nie zostaje nic, natomiast jeśli dane kontaktowe zapisały się, a nie powiodło się utworzenie powiązanej z nimi szansy sprzedażowej, to Twoje dane kontaktowe (imię i nazwisko, e-mail, telefon jeśli podany, język formularza) pozostają w CRM - bez treści wiadomości. Plik awaryjny jest dostępny wyłącznie dla nas, a wpisy przenosimy do CRM ręcznie i wtedy usuwamy je z pliku. Nie ma automatycznego kasowania. To narzędzie jest self-hosted na naszej własnej infrastrukturze (Hostinger, patrz sekcja 4) - dane nie są przekazywane do zewnętrznego dostawcy Twenty. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - obsługa zapytania i ewentualnej dalszej współpracy. Retencja - patrz sekcja 3, „Zapytania kontaktowe".

m) Korespondencja e-mail i jej automatyczna analiza

Wiadomości, które wysyłasz na nasze adresy (np. office@webforgestudio.eu), trafiają do skrzynki prowadzonej w Google Workspace (Google LLC). Przetwarzamy: Twój adres e-mail, imię i nazwisko lub nazwę firmy, jeśli je podasz, treść wiadomości, załączniki oraz dane z podpisu (np. telefon).

Korespondencja może być wstępnie analizowana przez systemy automatyczne, w tym model AI (dostawcy modelu AI wskazanego w sekcji 4): rozpoznanie, czego dotyczy wiadomość i czy jest odpowiedzią na naszą, krótkie streszczenie oraz projekt odpowiedzi. Odpowiedź zawsze zatwierdza i wysyła człowiek - system nie podejmuje wobec Ciebie żadnych decyzji wywołujących skutki prawne. Do modelu AI przekazujemy treść wiadomości i adres nadawcy; bez załączników.

Podstawa prawna: wykonanie umowy lub działania przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), gdy piszesz w sprawie zamówienia lub oferty, oraz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - sprawna obsługa korespondencji. Możesz wnieść sprzeciw wobec automatycznej analizy - wtedy Twoje wiadomości obsłużymy bez niej.

n) Dane techniczne

Nasz dostawca hostingu (Hostinger) przetwarza Twój adres IP i informacje o przeglądarce w celach bezpieczeństwa i wydajności. Podstawa prawna: uzasadniony interes. Retencji tych logów po stronie Hostingera nie sprawdziliśmy.

o) Formularze kontaktowe w reklamach na Facebooku i Instagramie

Gdy wypełniasz formularz wyświetlany w naszej reklamie na Facebooku lub Instagramie, Meta przekazuje nam dane, które w nim podałeś: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz odpowiedzi na pytania o Twoją firmę i potrzeby, a także nazwę formularza, kampanii i reklamy, z której pochodzi zgłoszenie. Dane trafiają do naszego wewnętrznego CRM (patrz lit. l) i do powiadomienia operacyjnego (patrz lit. k). Na podany adres wysyłamy jedną wiadomość z pytaniami o projekt i odnośnikiem do wyboru terminu rozmowy. Podstawa prawna: działania przed zawarciem umowy podjęte na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Możemy też skontaktować się z Tobą ponownie w sprawie Twojego zapytania i powiązanych z nim usług - podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w każdej chwili możesz zgłosić sprzeciw, pisząc na office@webforgestudio.eu, i wtedy przestaniemy. Dane przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie (patrz sekcja 3). Sam formularz działa w serwisie Meta, która przetwarza Twoje dane także jako odrębny administrator, na zasadach własnej polityki prywatności.

Jeśli rezerwujesz termin rozmowy przez stronę rezerwacji, korzystamy z Kalendarza Google (Google Workspace): Google przetwarza w naszym imieniu Twoje imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i wybrany termin, a rozmowa odbywa się w Google Meet.

p) Bezpłatne narzędzia testowe (test strony, test wizytówki Google, test widoczności dla AI, test banera cookies)

Gdy korzystasz z bezpłatnego testu, to, co wpisujesz (adres strony albo nazwę firmy, numer telefonu lub adres strony przy teście wizytówki), trafia na nasz serwer, który pobiera publicznie dostępną stronę albo - przy teście wizytówki - pyta o nią Google (Places API; Google otrzymuje wtedy wpisany tekst). Przy teście banera cookies stronę otwiera przeglądarka uruchomiona na naszym serwerze: klika wyłącznie przyciski banera zgód i otwiera jedną podstronę z menu, nie wypełnia formularzy. Po udanym teście zapisujemy w rejestrze: adres sprawdzanej strony albo nazwę i identyfikator wizytówki zwrócone przez Mapy Google, czas sprawdzenia, skrót wyniku (liczbę wykrytych braków i uwag) oraz adres e-mail opublikowany na sprawdzanej stronie, jeśli taki tam jest. Nie zapisujemy w tym rejestrze adresu IP, identyfikatora przeglądarki ani tekstu, który wpisałeś - rejestr mówi, jaka strona była sprawdzana, a nie kto ją sprawdzał. Adres strony albo nazwa firmy mogą jednak same zawierać imię i nazwisko. Adres IP służy nam do ograniczenia liczby sprawdzeń z jednego adresu: trzymamy go w pamięci działającego programu, gdzie przez godzinę liczy się do limitu, a znika z niej przy okresowym sprzątaniu albo przy restarcie usługi - nie ma gwarantowanego terminu. Logi serwera opisuje punkt 2n. Rejestr prowadzimy po to, żeby wiedzieć, jakie strony są sprawdzane, i móc skontaktować się z ich właścicielem. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Rejestr jest plikiem na naszym serwerze (Hostinger, patrz sekcja 4) i nie jest przekazywany dalej.

q) Płatne ponowne sprawdzenie strony WordPress (zakup online)

Do zakupu prowadzi wyłącznie link przesłany firmie razem z bezpłatnym raportem - jest przypisany do jednej domeny, a jego dane (domena i podpisany token) znajdują się we fragmencie adresu, który nie trafia do naszego serwera ani do logów. Gdy kupujesz ponowne sprawdzenie, zbieramy: adres e-mail (na ten adres wysyłamy potwierdzenie zamówienia i raport), domenę z linku, wersję regulaminu i czas złożenia oświadczeń (akceptacja regulaminu oraz żądanie natychmiastowego wykonania usługi), dane potrzebne do płatności oraz dane do faktury podane przy płatności w Stripe (nazwa, adres, opcjonalnie NIP). Zapisujemy też wynik sprawdzenia (odczyt publicznie dostępnej strony tej domeny) i wysłany raport PDF. Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zakresie dokumentów sprzedaży. Fakturę wystawiamy w systemie ING Księgowość (patrz sekcja 4). Udany odczyt strony trafia dodatkowo do historii sprawdzeń skanera stron WordPress (wynik techniczny dla domeny, bez danych kupującego). Strona zamówienia nie używa Plausible, Clarity ani Meta Pixel.

r) Bezpłatne raporty wysyłane firmom

Firmom prowadzącym strony na WordPressie wysyłamy bezpłatny raport z odczytu ich publicznie dostępnej strony. Korzystamy z danych kontaktowych firmy opublikowanych na jej stronie internetowej. Cel: poinformowanie o wyniku sprawdzenia. Podstawa prawna: uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz sprzeciwić się dalszemu kontaktowi jednym zdaniem odpowiedzi na wiadomość (np. „rezygnuję”) lub e-mailem na bezpieczenstwo@webforgestudio.eu - zapisujemy wtedy adres w rejestrze osób, z którymi się już nie kontaktujemy, i nie piszemy do niego ponownie.

s) Zgłoszenie strony do bezpłatnego sprawdzenia formularzem na naszej stronie

Gdy zgłaszasz stronę formularzem na stronie „Bezpłatne sprawdzenie strony WordPress”, zbieramy: adres strony do sprawdzenia, Twój adres e-mail oraz parametry kampanii z adresu, z którego trafiłeś na formularz (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_content, utm_term - np. informację, że przyszedłeś z naszego wpisu na Facebooku). Stronę sprawdzamy tak, jak opisuje punkt r): odczytujemy wyłącznie jej publicznie dostępne dane. Wynik wysyłamy wyłącznie na adres e-mail widoczny na sprawdzanej stronie albo w jej domenie, a nie na adres podany w formularzu. Na Twój adres piszemy tylko wtedy, gdy na stronie nie ma takiego adresu: jedną wiadomość bez żadnych ustaleń o stronie, z informacją, jak odebrać wynik. Twój adres e-mail przechowujemy do zakończenia obsługi zgłoszenia; potem zostaje wyłącznie jego skrót kryptograficzny, żeby ten sam adres nie dostawał takiej wiadomości częściej niż raz na 30 dni. Zamknięte zgłoszenie (adres strony, skrót adresu e-mail, wynik obsługi i parametry kampanii) usuwamy automatycznie po 40 dniach. Domenę, na której adres wysłaliśmy wynik, zapamiętujemy, żeby firma nie dostała dodatkowo wiadomości z naszej zwykłej wysyłki bezpłatnych raportów. O każdym zgłoszeniu dostajemy powiadomienie operacyjne na Telegramie z adresem strony, parametrami kampanii i wynikiem obsługi - bez Twojego adresu e-mail. Adres IP służy do ograniczenia liczby zgłoszeń z jednego adresu, tak jak w punkcie p): trzymamy go wyłącznie w pamięci działającego programu, gdzie przez godzinę liczy się do limitu. Dane z tego formularza nie trafiają do CRM ani na listę marketingową. Podstawa prawna: działania podjęte na Twoje żądanie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) - obsługa zgłoszenia, oraz uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) - ochrona formularza przed nadużyciem.

3. Jak długo przechowujemy dane?

• Zapytania kontaktowe (w tym dane w naszym CRM, patrz punkt 2l): Dane z formularza kontaktowego przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie (napisz na office@webforgestudio.eu). Nie deklarujemy żadnego terminu, po którym dane znikają same - nie mamy takiego mechanizmu i świadomie go nie budujemy; usunięcie następuje ręcznie na wniosek.
• Adres IP z formularza kontaktowego i z zapisu na powiadomienia: Jedna godzina, wyłącznie w pamięci działającego programu (ochrona przed nadużyciem - patrz punkt 2a). Po godzinie przestaje się liczyć do limitu, a z pamięci usuwa go zadanie sprzątające uruchamiane co minutę; znika też przy każdym restarcie usługi. Nie zapisujemy go do żadnego pliku ani bazy.
• Dane z zapisu na kontakt marketingowy (adres, język, wersja i treść zgody, źródło zapisu, data): Do momentu wypisania się.
• Dane zamówienia (Audyt Strony WWW, bezpłatny Audyt Szybkości, Audyt Facebook Ads): Adres e-mail, adres URL (a przy Audycie Facebook Ads - adres konta lub strony reklamowej i nazwę kampanii) oraz - wyłącznie dla bezpłatnego Audytu Szybkości - adres IP przechowujemy bezterminowo i usuwamy na Twoje żądanie (napisz na office@webforgestudio.eu). Nie obiecujemy automatycznego usunięcia po określonym czasie - dziś takiego mechanizmu nie mamy, usunięcie następuje ręcznie na wniosek. W przypadku wystawienia faktury dane rozliczeniowe przechowujemy do 5 lat (wymogi podatkowe).
• Dane analityczne (Plausible): Nasza instancja jest self-hosted - dane nie trafiają do zewnętrznego dostawcy Plausible Ltd., ale są przechowywane na infrastrukturze hostingowej dostarczanej przez Hostinger (patrz sekcja 4). W panelu widzimy je w postaci zagregowanej, ale narzędzie zapisuje też pojedyncze zdarzenia; retencji tych pojedynczych rekordów w naszej bazie nie sprawdzaliśmy.
• Korespondencja e-mail (patrz punkt 2m): W skrzynce bezterminowo i usuwamy ją na Twoje żądanie, o ile przepisy (np. podatkowe) nie wymagają jej zachowania. Nie mamy mechanizmu automatycznego usuwania - usunięcie następuje ręcznie na wniosek. Retencji po stronie Google i dostawcy modelu AI nie sprawdzaliśmy.
• Dane Microsoft Clarity i powiadomienia na Telegramie: Retencji po stronie tych dostawców nie sprawdzaliśmy; po naszej stronie nie mamy mechanizmu ich usuwania.
• Zgłoszenie strony do bezpłatnego sprawdzenia formularzem na naszej stronie (patrz punkt 2s): adres e-mail zgłaszającego - do zakończenia obsługi zgłoszenia, potem tylko jego skrót; całe zamknięte zgłoszenie - 40 dni (usuwane automatycznie); adres IP - wyłącznie w pamięci programu, liczy się do limitu przez godzinę; wynik sprawdzenia domeny - jak w punkcie o bezpłatnych raportach niżej.
• Bezpłatne raporty wysyłane firmom (patrz punkt 2r): wynik sprawdzenia domeny - 12 miesięcy od ostatniego odczytu (usuwany automatycznie); ślad sprawdzenia (domena i data) oraz dane kontaktowe firmy opublikowane na jej stronie (nazwa, adres e-mail, telefon) - do usunięcia na wniosek; korespondencja - jak w punkcie o poczcie e-mail; domena i adres e-mail na liście rezygnacji - bezterminowo, wyłącznie po to, żeby nie napisać ponownie. Usunięcie na wniosek: bezpieczenstwo@webforgestudio.eu.
• Rejestr sprawdzeń z bezpłatnych narzędzi (patrz punkt 2p): Bezterminowo, usuwamy na żądanie - napisz na office@webforgestudio.eu, podając adres strony albo nazwę wizytówki.
• Płatne ponowne sprawdzenie strony WordPress (patrz punkt 2q): Wynik sprawdzenia i raport PDF w artefaktach zamówienia przechowujemy 30 dni, a artefakty usuwamy dopiero po zakończeniu realizacji i rozliczeń (faktura, ewentualny zwrot). Ten sam wynik techniczny, zapisany w historii sprawdzeń skanera domeny, przechowujemy 12 miesięcy od ostatniego odczytu tej domeny; nie zawiera adresu e-mail kupującego ani danych do faktury. Dane rozliczeniowe, w tym dane z faktury i identyfikator płatności, przechowujemy do 5 lat (wymogi podatkowe).
• Dane projektowe klientów: Na czas trwania umowy plus 5 lat (wymogi podatkowe/prawne).

4. Komu przekazujemy dane?

Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je wyłącznie podmiotom przetwarzającym niezbędnym do świadczenia usług:

• Hostinger - hosting (serwery w UE)
• Google LLC - Calendar (umawianie spotkań), z umową przetwarzania danych dla UE; transfery poza UE odbywają się na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC)
• Stripe Inc. - operator płatności online (zakup Audytu Strony WWW, Audytu Facebook Ads, płatnego ponownego sprawdzenia strony WordPress i bezpłatnego Audytu Szybkości, jeśli dotyczy). Stripe przetwarza dane płatnicze (numer karty, dane rozliczeniowe) jako niezależny administrator w rozumieniu RODO. Przekazujemy Stripe adres e-mail zamawiającego oraz - w metadanych zamówienia, żeby powiązać płatność z właściwym zamówieniem - adres URL strony, a przy Audycie Facebook Ads adres konta lub strony reklamowej oraz nazwę kampanii. Transfery poza UE odbywają się na podstawie SCC. Polityka prywatności Stripe: stripe.com/privacy
• ING Księgowość (ING Bank Śląski) - system, w którym wystawiamy faktury za płatne ponowne sprawdzenie strony WordPress; trafiają tam dane nabywcy podane przy płatności (nazwa, adres, opcjonalnie NIP) oraz kwota i opis usługi. Dokument może być przekazany do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
• Plausible Analytics - self-hosted na serwerze w naszej infrastrukturze hostingowej (Hostinger, patrz wyżej); dane nie są przekazywane do zewnętrznego dostawcy Plausible Ltd. Zapisuje adres bieżącej podstrony przy każdym zdarzeniu (standardowy mechanizm) - na stronach podziękowania usuwamy z niego identyfikator sesji Stripe przed rejestracją zdarzenia. Panel agreguje dane do wyświetlenia, ale narzędzie przechowuje też pojedyncze zdarzenia; retencji tych rekordów nie sprawdzaliśmy.
• Twenty (nasz CRM) - self-hosted na naszej infrastrukturze; zapisujemy tam: imię, e-mail, telefon (jeśli podany), język formularza, potrzeby i adres strony (jako część nazwy szansy sprzedażowej) oraz, dla części przedziałów budżetowych, orientacyjną kwotę. Wraz z treścią wiadomości - zapisywaną jako notatka przy szansie sprzedażowej (patrz punkt 2l). Nie są przekazywane do zewnętrznego dostawcy Twenty.
• Anthropic, Inc. - dostawca modelu AI używanego w ramach usług Audytu Strony WWW i Audytu Facebook Ads oraz do wstępnej analizy korespondencji e-mail (patrz punkt 2m: treść wiadomości i adres nadawcy, bez załączników). Siedziba: USA. Transfery na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC). Przy Audycie Strony WWW nie przekazujemy surowego HTML - tylko wyselekcjonowane treści wygenerowane przez nasz crawler (próbki tekstu, nagłówki, CTA, wyniki analizy technicznej, dane strukturalne) wraz z URL analizowanej strony. Przy Audycie Facebook Ads - dane wybranej kampanii: ustawienia kampanii, zestawów reklam i reklam, treści kreacji i statystyki wyników. W przypadku obu wymienionych audytów nie przekazujemy danych osobowych użytkownika zamawiającego. Polityka: anthropic.com/privacy
• Google LLC - API PageSpeed Insights (analiza Core Web Vitals). Przekazujemy wyłącznie adres URL analizowanej strony. Google Calendar (umawianie spotkań). Transfery poza UE na podstawie SCC.
• Google LLC - dostawca poczty (Google Workspace: Gmail/SMTP) używany do odbioru korespondencji (patrz punkt 2m) oraz do wysyłki wszystkich wiadomości e-mail: raportów PDF oraz wiadomości marketingowych, na które się zapisałeś. Zgłoszenia z formularza kontaktowego nie generują już żadnej wiadomości do Ciebie - potwierdzenie widzisz na stronie zaraz po wysłaniu formularza. Przekazujemy: adres e-mail odbiorcy, treść wiadomości oraz - przy raportach - załączony PDF. Transfery poza UE na podstawie SCC.
• Meta Platforms Ireland Ltd. - Meta Pixel. Lokalny skrypt sprawdzający zgodę jest na każdej stronie serwisu (wspólny szablon), ale zewnętrzna biblioteka (fbevents.js) i zdarzenia (w tym PageView) ładują się i rejestrują wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies. Dane mogą być przekazywane do Meta Platforms, Inc. (USA) na podstawie SCC.
• Microsoft Corporation / Microsoft Ireland Operations Limited - Microsoft Clarity (analiza zachowania na stronie: kliknięcia, przewijanie, zdarzenia wejścia, struktura DOM, identyfikator sesji). Transfery poza UE na podstawie SCC. Polityka: privacy.microsoft.com
• Telegram FZ-LLC - wewnętrzne powiadomienia operacyjne naszego zespołu, cztery niezależne przepływy: (1) audyt/CWV/FB Ads - adres URL strony lub konta klienta oraz skrócony identyfikator zamówienia, bez adresu e-mail; (2) formularz kontaktowy - imię i nazwisko, pełny adres e-mail, telefon, adres strony, informacja czego szukasz, budżet i do 500 znaków treści wiadomości; (3) płatność bez kompletu danych zamówienia - skrócony identyfikator sesji płatności, kwota i waluta oraz nazwy brakujących pól, bez adresu e-mail i bez adresu strony; (4) bezpłatne sprawdzenie strony WordPress zgłoszone w reklamie albo formularzem na naszej stronie - adres strony, parametry kampanii (przy formularzu na stronie) i wynik obsługi, bez adresu e-mail zgłaszającego. Nie mamy mechanizmu usuwania tych wiadomości po naszej stronie; retencji u dostawcy nie sprawdzaliśmy.

Wszyscy przetwarzający zobowiązani są do przestrzegania RODO. Retencji danych po stronie dostawców (Stripe, Google, Microsoft, Meta, Telegram, Hostinger) nie sprawdzaliśmy - obowiązują ich własne polityki i umowy.

5. Twoje prawa wynikające z RODO

Przysługuje Ci prawo do:

• Dostępu - żądania kopii danych, które przechowujemy
• Sprostowania - poprawienia niedokładnych danych
• Usunięcia - żądania usunięcia ("prawo do bycia zapomnianym")
• Ograniczenia przetwarzania - ograniczenia sposobu przetwarzania danych
• Przenośności - otrzymania danych w formacie nadającym się do odczytu maszynowego
• Sprzeciwu - sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie
• Wycofania zgody - w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie

Aby skorzystać z tych praw, napisz na office@webforgestudio.eu. Odpowiadamy w ciągu 30 dni.

6. Prawo do skargi

Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, masz prawo złożyć skargę do organu nadzorczego. W Polsce jest nim Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

7. Pliki cookie

Obecnie strona nie ustawia żadnych niezbędnych plików cookie - nie ma logowania, sesji ani zapisywanych w cookies preferencji. Gdyby to się zmieniło, zaktualizujemy ten opis. Nasze narzędzia analityczne (Plausible i Microsoft Clarity) nie ustawiają plików cookie. Plausible działa zawsze; Microsoft Clarity ładuje się wyłącznie po Twojej zgodzie w banerze cookies i przetwarza dane opisane w sekcji 2g i 4. Na każdej stronie serwisu ładuje się lokalny skrypt sprawdzający zgodę na Meta Pixel (patrz sekcja 2i), ale zewnętrzna biblioteka i zdarzenia ładują się wyłącznie po Twojej zgodzie - możesz ją wyrazić lub odrzucić w banerze cookies. Po wyrażeniu zgody "marketing" Meta może ustawiać własne pliki cookie. Zawsze możesz zmienić swój wybór, klikając link "Ustawienia cookies" w stopce. Zobacz naszą Politykę cookies, aby uzyskać pełną listę używanych plików cookie.

8. Zmiany w polityce

Możemy aktualizować tę politykę wraz ze zmianami naszych usług lub nowymi wymogami prawnymi. Istotne zmiany będą ogłaszane na tej stronie. Data "ostatniej aktualizacji" u góry odzwierciedla najnowszą wersję.

9. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących prywatności:
WebForge Studio
E-mail: office@webforgestudio.eu
Strona: webforgestudio.eu